Дополнительные настройки учетных записей в Microsoft Outlook 2003

Дополнительные настройки учетных записей в Microsoft Outlook 2003

Недавно, настраивая почту для клиента, я столкнулся с необходимостью привести в порядок настройки почтовой программы для удобной работы. Обычно я работаю с The Bat!, и всем рекомендую, но в данном случае нужно было настроить Microsoft Outlook 2003, так как все сотрудники в офисе привыкли к работе именно с этой программой. Задача заключалась в том, чтобы копия получаемой на почтовый клиент почты хранилась на сервере и автоматически удалялась с сервера через 30 дней. Так как окно, в котором можно задать эти параметры, запрятано достаточно глубоко в меню программы, то в этой статье я опишу самые интересные и полезные настройки, которые мне встречались по пути.

Эта статья будет интересна как начинающим пользователям, так и уже достаточно опытным. Пользователи, хорошо знакомые с программой, а также все, кому не интересна описательная и детализированная часть этой статьи, могут сразу перейти к разделу «Быстрые настройки», в котором указаны только названия параметров и как к ним быстро добраться.

Описательная часть

Меню «Настройка почты»
Первое меню, в которое нам необходимо зайти – Сервис>Параметры. В нем нас интересует вкладка «Настройка почты», в которой собраны все настройки обработки входящей почты, на которые способен Microsoft Outlook 2003. Другими словами тут можно задать программе как, откуда и какую почту необходимо получать, а также что с ней делать дальше.

ПараметрыПервый набор параметров связан с учетными записями – в этом разделе мы сможем создать новые учетные записи для получения почты; управлять уже существующими учетными записями; работать с каталогами или адресными книгами программы.

Второй набор параметров связан с отправлением и получением почты, он так и называется. Тут мы можем включить или отключить немедленную отправку почты при наличии интернет-соединения. По умолчанию этот параметр уже включен, и если у вас подключен интернет – программа будет автоматически отправлять все письма, находящиеся в папке «Исходящие», если не произошло никаких ошибок. Отключение этого параметра даст возможность не отправлять все письма, а делать это выборочно вручную. Также в этом наборе настроек есть подменю «Отправить и получить», который мы рассмотрим более детально немного позже, это подменю – следующий шаг для достижения нашей цели.

Третий набор параметров связан с файлами данных. Здесь нам предоставлены настройки для хранения почты на локальном компьютере: в каком месте хранить файлы данных на компьютере; в каком формате – в формате Outlook 97-2002 или Outlook 2003; возможность задать пароль на доступ к личным файлам; задать сжатие личных файлов с целью уменьшения размера.

Четвертый набор параметров связан с управлением настройками, в случае использования телефонной линии для выхода в интернет. Так как в наше время этот способ подключения к интернет используется очень редко или не используется совсем – мы его пропустим.

Меню «Группы отправки и получения»
Рассмотрим более подробно под меню «Отправить и получить». Это меню отвечает за группы отправки и получения почты. По умолчанию в программе создана лишь одна группа «Все учетные записи» и выставляемые настройки в этом меню или его подменю будут качаться всех учетных записей. Если необходимо задать уникальные настройки для отдельной учетной записи, то для него можно создать отдельное правило, но при этом не забудьте исключить эту учетную запись из группы всех учетных записей, иначе возникнет конфликт правил и применятся будут общие правила, так как общая группа имеет приоритет над созданными вручную.

Помимо управления группами учетных записей, мы можем сразу задать несколько полезных параметров, таких как: включение/отключение приема почты по учетной записи/группе учетных записей при использовании горячей клавиши F9; автоматическая проверка новой почты, с возможностью указания промежутка времени для проверки; включение/отключение функции автоматической отправки почты при выходе из программы; а также вышеупомянутые параметры при работе с Microsoft Outlook 2003 в автономном режиме.

Меню «Настройка и получение почты – Все учетные записи»
В поставленной клиентом задаче необходимо было включить сохранения писем на сервере и их автоматическое удаление через 30 дней для всех учетных записей, поэтому мы рассмотрим настройки для групп учетных записей на примере группы «Все учетные записи». Для этого в меню «Группы отправки и получения» мы выбираем необходимую группу и нажимаем кнопку «Изменить». В появившемся меню мы видим 3 активные зоны: «Учетные записи», «Параметры учетной записи» и «Параметры папки».

В зоне учетных записей отображаются все созданные учетные записи в программе. При переключении между учетными записями нам будут отображаться доступные для них параметры в соответствующей зоне.

В зоне параметров учетной записи мы можем включить/исключить учетную запись в/из группы; отметить галочками нужное действие для записи – отправка почты, получение почты или отправка и получение почты; также нам доступно подменю более глубокой настройки учетной записи «Свойства учетной записи», которое мы рассмотрим более подробно немного позже.

В зоне параметров папки мы можем задать папку, в которую по умолчанию будет загружаться вся почта, получаемая через эту учетную запись, и способ загрузки писем:

— загружать только заголовки – полезная функция при работе через телефонную линию или мобильный интернет, так как количество потребляемого трафика минимально;
— загружать сообщения целиком, включая вложения – этот способ загрузки писем стоит по умолчанию и предусматривает полную загрузку писем. Для этого способа загрузки существует расширенная настройка, которая также предусмотрена для загрузки почты через телефон или мобильный интернет – загружать только заголовки сообщений с размером больше определенного значения.

Меню «Настройки электронной почты Интернета»
Последнее подменю, в которое мы можем попасть через меню настройки отправки и получения – «Свойства учетной записи», где на одой из вкладок и находится столь тщательно запрятанная настройка сохранения копии писем на сервере при работе с POP3-протоколом. Итак рассмотрим все вкладки, которые доступны нам в этом меню.

Первая вкладка, на которую мы попадаем автоматически после открытия меню – «Электронная почта POP», в которой мы опять можем просмотреть/изменить данные учетной записи для получения почты с почтового сервера.

Соседняя вкладка «Общие», позволит нам задать имя отображения учетной записи в программе, а также ввести прочие сведения о пользователе, такие как: «Название организации» и «Адрес для ответа».

На первой вкладке второго уровня под названием «Сервер исходящей почты» мы можем задать параметры для SMTP-сервера исходящей почты в случае, если наш сервер нуждается в авторизации для отправки почты или его настройки от настроек доступа к POP3-протоколу, который забирает почту.

Следующая вкладка «Подключение» позволяет нам указать программе какой вид соединения необходимо использовать для доступа к почтовому серверу и выбрать какой из модемов использовать, если используется несколько модемов или подключение через телефонную линию.

И, наконец-то, последняя вкладка «Дополнительно» предоставляет нам возможность задать порты для POP3 и SMTP серверов, включить/отключить шифрованное подключение (SSL), выставить длительность ожидания ответа сервера (по умолчанию 1 минута), а также включить сохранение копии писем на сервере и автоматическое удаление писем с сервера через заданное количество дней, или при удалении из папки «Удаленные».

Резюме
Как видно разработчики Microsoft Outlook 2003 разместили многие настройки не совсем удобно и интуитивно понятно, спрятав их во множество окон. Более того, в разных меню есть повторяющиеся параметры с различными наборами настроек, что еще больше запутывает и усложняет быструю настройку программы. Но если по каким-либо причинам необходимо пользоваться этим почтовым клиентом, то следующие схемы быстрого доступа должны помочь вам ускорить процесс настройки.

Быстрые настройки:
— управление учетными записями:

Сервис>Учетные записи электронной почты

или

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»>Учетные записи

— включение/отключение автоматической отправки при наличии интернет-подключения:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»>поставить/убрать галочку «Немедленная отправка при наличии подключения»

— управление файлами данных:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»>Файлы данных

— управление телефонным соединением:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»

— включить автоматическую доставку почты через заданное время или автоматическую отправку и доставку почты при выходе из программы:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»>Отправить и получить

— настройки доставки почты при работе в автономном режиме:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить

— создание/управление/удаление групп учетных записей, а также включение учета групп при отправке и получении при помощи горячей клавиши (F9):

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить

— управление группами учетных записей, параметрами учетной записи и папками получения почты:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить>выбор необходимой группы>Изменить

— параметры POP3 и SMTP серверов:

Сервис>Учетные записи электронной почты>Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи

или

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить>выбор необходимой группы>Изменить>Свойства учетной записи>Вкладка «Электронная почта POP»/Вкладка «Сервер исходящей почты»

— управления подключениями к почтовому серверу:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить>выбор необходимой группы>Изменить>Свойства учетной записи>Вкладка «Подключение»

— настройка портов и дополнительных настроек POP3 и SMTP серверов:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить>выбор необходимой группы>Изменить>Свойства учетной записи>Вкладка «Дополнительно»

— настройка параметров доставки почты:

Сервис>Параметры>Вкладка «Настройка почты»> Отправить и получить>выбор необходимой группы>Изменить>Свойства учетной записи>Вкладка «Подключение»

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *